Dojazd do miejsca pracy bywa dla wielu osób znacznym obciążeniem — zarówno czasowym, jak i finansowym. Niektórzy pracownicy codziennie pokonują kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt kilometrów, by dotrzeć do zakładu. W takich sytuacjach pojawia się pytanie: czy pracodawca ma obowiązek zapewnić transport dla swoich pracowników lub zwrócić im koszty dojazdu?
Odpowiedź zależy od charakteru pracy, zapisów umowy oraz obowiązków, jakie przepisy nakładają na pracodawcę. Poniżej wyjaśniamy, jakie są zasady zwrotów za dojazdy do pracy, oraz jak wygląda to w przypadku osób zatrudnionych przez agencje pracy tymczasowej lub korzystających z usług wynajmu pracowników fizycznych.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Obowiązki pracodawcy w zakresie transportu – co mówią przepisy?
- Zwrot za dojazdy do pracy – kiedy przysługuje?
- Zwrot kosztów dojazdu do pracy przez pracodawcę – dobrowolny czy obowiązkowy?
- Pracownicy tymczasowi i transport do pracy
- Transport pracowniczy a korzyści dla firm
- Podsumowanie — jak wygląda zwrot za dojazdy do pracy
Obowiązki pracodawcy w zakresie transportu – co mówią przepisy?
Polskie prawo nie nakłada na pracodawcę ogólnego obowiązku zapewnienia transportu dla pracowników. Zgodnie z Kodeksem pracy, obowiązkiem pracodawcy jest m.in. organizowanie pracy w sposób bezpieczny, higieniczny i zgodny z zasadami BHP. Jednak kwestia dojazdu do miejsca zatrudnienia co do zasady leży po stronie pracownika.
Wyjątkiem są sytuacje, gdy:
- miejsce pracy znajduje się w trudno dostępnym rejonie, do którego nie kursuje komunikacja publiczna,
- pracodawca samodzielnie ustala lokalizację pracy w znacznej odległości od siedziby firmy lub miejsca zamieszkania pracowników,
- umowa o pracę lub regulamin wynagradzania przewiduje zapewnienie transportu.
W takich przypadkach można uznać, że zapewnienie dowozu lub zwrot kosztów stanowi część obowiązków organizacyjnych pracodawcy. Jednak w praktyce każda sytuacja wymaga indywidualnej oceny.
Zwrot za dojazdy do pracy – kiedy przysługuje?
W większości przypadków zwrot za dojazdy do pracy nie jest obowiązkowy. Pracownik pokrywa koszty transportu z własnych środków, niezależnie od tego, czy dojeżdża samochodem, pociągiem, czy autobusem.
Jednak istnieją sytuacje, w których pracodawca może – lub nawet powinien – zwrócić pracownikowi część kosztów:
- Podróż służbowa lub praca w terenie – jeśli pracownik wykonuje obowiązki poza stałym miejscem pracy, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu zgodnie z zasadami dotyczącymi delegacji.
- Praca w kilku lokalizacjach – jeśli pracownik, na polecenie pracodawcy, musi przemieszczać się między zakładami, może ubiegać się o zwrot poniesionych wydatków.
- Transport zapewniany przez pracodawcę – gdy firma organizuje przewóz pracowników np. z miasta do zakładu produkcyjnego, nie jest to uznawane za przychód pracownika, a więc nie podlega opodatkowaniu.
- Postanowienia układu zbiorowego lub regulaminu – niektóre firmy same decydują się określić obowiązki pracodawcy w zakresie transportu i wprowadzić zwrot kosztów dojazdu do pracy przez pracodawcę, aby ułatwić rekrutację i zatrzymanie pracowników.
Zwrot kosztów dojazdu do pracy przez pracodawcę – dobrowolny czy obowiązkowy?
Zasadniczo zwrot kosztów dojazdu do pracy przez pracodawcę jest świadczeniem dobrowolnym, chyba że obowiązek jego wypłaty wynika z wewnętrznych przepisów firmy (np. regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego lub zapisów umowy o pracę).
W praktyce oznacza to, że jeśli pracodawca zadeklaruje taki zwrot, powinien konsekwentnie go realizować zgodnie z ustalonymi zasadami. Może to być:
- ryczałt za dojazdy,
- dopłata do biletów miesięcznych,
- refundacja paliwa na podstawie kilometrówki,
- transport zorganizowany (np. bus firmowy).
Takie rozwiązania są szczególnie popularne w firmach produkcyjnych i logistycznych, które znajdują się poza dużymi aglomeracjami miejskimi. Dzięki temu pracodawcy mogą łatwiej przyciągać kandydatów i zmniejszyć rotację wśród załogi.
Pracownicy tymczasowi i transport do pracy
Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku osób zatrudnionych przez agencje pracy tymczasowej. W takim modelu formalnym pracodawcą jest agencja, a nie firma, w której pracownik wykonuje obowiązki. To oznacza, że za organizację transportu odpowiada ten podmiot, który wskazuje miejsce wykonywania pracy.
W praktyce część agencji pracy organizuje dowozy do zakładów lub zapewnia zwrot za dojazdy do pracy przez pracodawcę, szczególnie wtedy, gdy pracownicy dojeżdżają z innych miejscowości. Takie rozwiązanie jest korzystne zarówno dla zatrudnionych, jak i dla pracodawców korzystających z usług agencji, bo zapewnia większą stabilność i ciągłość zatrudnienia.
Jeśli interesuje Cię współpraca w tym modelu, warto sprawdzić ofertę wynajmu pracowników fizycznych – to rozwiązanie, w którym agencja pracy zajmuje się wszystkimi formalnościami, a także może pomóc w organizacji transportu dla pracowników.
Transport pracowniczy a korzyści dla firm
Choć zapewnienie transportu nie jest obowiązkiem, wielu pracodawców decyduje się na taki krok z powodów praktycznych. Organizacja dowozu lub dopłaty do biletów ma wiele zalet:
- zwiększa punktualność i frekwencję pracowników,
- ułatwia rekrutację w rejonach oddalonych od dużych miast,
- podnosi lojalność i zadowolenie z pracy,
- zmniejsza rotację personelu,
- wzmacnia wizerunek firmy jako odpowiedzialnego pracodawcy.
Transport firmowy bywa też korzystny dla samego pracodawcy pod względem podatkowym, jeśli jest właściwie rozliczany i nie stanowi przychodu pracownika.
Podsumowanie — jak wygląda zwrot za dojazdy do pracy
Czy pracodawca ma obowiązek zapewnić transport dla swoich pracowników?Zasadniczo nie – przepisy nie nakładają takiego obowiązku. Pracownik co do zasady sam organizuje i opłaca dojazd do miejsca pracy. Jednak w wielu przypadkach pracodawcy decydują się dobrowolnie na zwrot za dojazdy do pracy lub zapewnienie transportu firmowego, by poprawić warunki zatrudnienia i usprawnić funkcjonowanie zakładu.
W niektórych branżach – szczególnie produkcyjnej, logistycznej czy budowlanej – takie rozwiązania stały się standardem. Często też wprowadzają je agencje pracy tymczasowej, które zatrudniają osoby z różnych miejscowości.
