Samo uzyskanie dokumentu umożliwiającego powierzenie pracy nie oznacza, że cudzoziemiec rzeczywiście rozpocznie zatrudnienie. Zdarzało się, że cudzoziemiec nie podjął pracy, nie przyjechał do Polski albo nie stawił się w firmie w ustalonym terminie. W takiej sytuacji pracodawca powinien sprawdzić, jakie obowiązki informacyjne wynikają z podstawy legalizacji pracy. Inne zasady dotyczą zezwolenia na pracę, inne oświadczenia, a jeszcze inne obywateli Ukrainy korzystających z uproszczonej procedury powiadomienia.
Co zrobić, gdy cudzoziemiec nie podejmie pracy na podstawie zezwolenia?
Jeżeli cudzoziemiec posiada zezwolenie na pracę, a mimo to nie rozpocznie zatrudnienia, pracodawca nie powinien pozostawiać tej sytuacji bez formalnej reakcji. Zgodnie z art. 19 ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom podmiot powierzający pracę informuje organ, który wydał zezwolenie, jeżeli osoba nie podjęła pracy w ciągu 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia. Obowiązek obejmuje również sytuację, gdy praca zostanie przerwana na ponad 2 miesiące albo zakończy się wcześniej niż 2 miesiące przed końcem ważności dokumentu.
Takie powiadomienie należy przekazać w terminie 7 dni od wystąpienia okoliczności objętej obowiązkiem informacyjnym. Od 1 czerwca 2026 r. dla zezwoleń objętych nowymi zasadami powiadomienia te składa się za pośrednictwem praca.gov.pl. Warto więc monitorować nie tylko samą datę rozpoczęcia ważności zezwolenia, lecz także faktyczne rozpoczęcie pracy.
Czy pracodawca musi informować urząd o przyczynie niepodjęcia pracy?
Samo stwierdzenie, że cudzoziemiec nie podjął pracy, nie powinno kończyć analizy sytuacji. Istotne jest przekazanie organowi informacji pozwalających ocenić, dlaczego zezwolenie nie zostało wykorzystane. Przy powiadomieniu o niepodjęciu pracy należy podać przyczynę oraz okoliczności wskazujące, że zezwolenie może zostać wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem. Nie oznacza to jednak, że każda rezygnacja automatycznie prowadzi do problemów po stronie przedsiębiorcy. Ważne jest prawidłowe wykonanie obowiązku informacyjnego i przedstawienie rzeczywistego stanu sprawy. W dokumentacji firmy warto zachować informacje dotyczące ustalonego terminu rozpoczęcia pracy, kontaktu z kandydatem oraz przyczyny rezygnacji. Takie materiały mogą być przydatne przy późniejszym wyjaśnianiu sprawy organowi administracji.
Co w przypadku oświadczenia o powierzeniu pracy?
Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi podlega odrębnym zasadom. Jeżeli zostało wpisane do ewidencji oświadczeń, pracodawca ma obowiązek poinformować właściwy powiatowy urząd pracy o podjęciu pracy w terminie 7 dni od wskazanej daty rozpoczęcia. Jeżeli cudzoziemiec nie podjął pracy, informację o tym należy przekazać w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w oświadczeniu. Przepisy przewidują również obowiązek poinformowania urzędu o wcześniejszym zakończeniu pracy albo o definitywnej rezygnacji z jej podjęcia.
W przypadku oświadczenia zgłoszenie, że praca nie zostanie podjęta, ma konkretny skutek – oświadczenie zostaje unieważnione z mocy prawa. Informację przekazuje się za pośrednictwem praca.gov.pl. Niedopełnienie obowiązków informacyjnych może skutkować odpowiedzialnością wykroczeniową, dlatego pracodawca powinien uwzględnić te terminy w swojej dokumentacji kadrowej.
Jak postąpić, gdy pracy nie podejmie obywatel Ukrainy?
W przypadku obywateli Ukrainy trzeba dodatkowo ustalić, na jakiej podstawie dana osoba wykonuje pracę. Obywatele Ukrainy korzystający z ochrony czasowej mogą podejmować pracę na podstawie powiadomienia składanego przez podmiot powierzający pracę do powiatowego urzędu pracy w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy. Szczególne rozwiązania obejmują również legalny pobyt obywatela Ukrainy w Polsce, który nie korzysta z ochrony czasowej – może on w określonym okresie korzystać z zasad zatrudnienia opartych na powiadomieniu.
Jeżeli kandydat ostatecznie nie rozpocznie pracy, pracodawca powinien zweryfikować, czy w konkretnej sprawie powstał obowiązek złożenia albo ponowienia powiadomienia. Znaczenie może mieć także późniejsza zmiana warunków pracy, ponieważ ponowne powiadomienie jest wymagane m.in. przy zmianie rodzaju umowy, stanowiska, rodzaju pracy, wymiaru czasu pracy lub obniżeniu wynagrodzenia. Przy rekrutacji osób z Ukrainy warto zatem prowadzić odrębną ewidencję podstawy legalnego zatrudnienia i terminów zgłoszeń.
Jakie dokumenty warto zachować, gdy kandydat nie rozpocznie pracy?
Rezygnacja kandydata nie zwalnia firmy z obowiązku uporządkowania dokumentacji związanej z planowanym zatrudnieniem. Zakres wymaganych dokumentów zależy od zastosowanej podstawy, ale w praktyce warto zachować materiały potwierdzające przebieg rekrutacji i wykonanie obowiązków wobec właściwego organu. Szczególnie przydatne są:
- kopia dokumentu dotyczącego legalizacji pracy;
- ustalenia dotyczące planowanej daty rozpoczęcia zatrudnienia;
- informacja przekazana przez cudzoziemca o rezygnacji lub braku możliwości rozpoczęcia pracy;
- potwierdzenie wysłania wymaganego powiadomienia;
- dokumentacja dotycząca legalności pobytu, jeżeli była gromadzona w związku z planowanym zatrudnieniem.
Tak uporządkowane materiały pozwalają wykazać, że przedsiębiorca reagował na zmianę sytuacji zgodnie z przepisami. Jest to szczególnie ważne w przypadku firm prowadzących równolegle wiele rekrutacji, ponieważ pomylenie terminów lub podstaw zatrudnienia może skutkować niewykonaniem obowiązku informacyjnego.
Czy niepodjęcie pracy wpływa na legalizację pobytu cudzoziemca?
Nie można automatycznie zakładać, że brak rozpoczęcia pracy powoduje utratę legalnego pobytu. Legalność pobytu i możliwość wykonywania pracy to dwa odrębne zagadnienia, dlatego trzeba ustalić podstawę, na której dana osoba przebywa w Polsce. Jeżeli pobyt był związany z konkretnym celem lub decyzją, niepodjęcie zatrudnienia może mieć znaczenie dla sytuacji pobytowej, ale skutki zależą od indywidualnych okoliczności.
Z tego względu pracodawca powinien unikać traktowania zezwolenia na pracę jako dokumentu legalizującego pobyt. Jeżeli kandydat nie rozpocznie pracy, warto przeanalizować również jego aktualną sytuację pobytową. W przypadku bardziej złożonych spraw pomocne może być wsparcie w zakresie legalizacji cudzoziemców, obejmujące ocenę dokumentów i podstawy pobytu.
Co powinien zrobić pracodawca, gdy cudzoziemiec nie rozpocznie zatrudnienia?
Najważniejsze jest ustalenie, na jakiej podstawie miała być wykonywana praca, ponieważ od tego zależy sposób postępowania. Przy zezwoleniu na pracę obowiązek informacyjny wiąże się z niepodjęciem pracy w ciągu 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia, natomiast przy oświadczeniu obowiązuje odrębny termin 14 dni od wskazanej daty rozpoczęcia pracy. W przypadku obywateli Ukrainy konieczne jest dodatkowo sprawdzenie zasad dotyczących powiadomienia.
Przedsiębiorca powinien również pamiętać, że dokument dotyczący pracy nie zastępuje weryfikacji podstawy pobytu. Dotyczy to zarówno nowych kandydatów, jak i osób, które miały rozpocząć pracę po uzyskaniu karty pobytu dla cudzoziemca. W razie rezygnacji kandydata najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest niezwłoczne uporządkowanie dokumentacji, sprawdzenie właściwego terminu i wykonanie obowiązku wobec odpowiedniego organu, zamiast pozostawiania wydanego dokumentu bez żadnej informacji.
