Planując zatrudnienie cudzoziemca, obowiązki pracodawcy obejmują nie tylko przygotowanie odpowiedniej umowy i sprawdzenie prawa do wykonywania pracy. Konieczne jest również prawidłowe rozliczenie wynagrodzenia, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz podatku dochodowego. Znaczenie ma przy tym rodzaj umowy, status ubezpieczeniowy oraz rezydencja podatkowa danej osoby. W niektórych przypadkach trzeba także ustalić, czy zastosowanie mają przepisy koordynujące systemy zabezpieczenia społecznego różnych państw. W dalszej części omówiono najważniejsze zasady dotyczące składek ZUS, podatków oraz dokumentacji, o której należy pamiętać przy takich rozliczeniach.
Czy zatrudnienie cudzoziemca oznacza obowiązek opłacania składek ZUS?
Co do zasady osoba zatrudniona w Polsce podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu na zasadach wynikających z rodzaju zawartej umowy oraz obowiązujących przepisów. Samo obywatelstwo cudzoziemca nie powoduje, że składki są rozliczane według innych stawek. Jeżeli dana osoba podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń, pracodawca powinien dokonać odpowiedniego zgłoszenia do ZUS w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeniowego. Następnie rozlicza i opłaca należne składki w obowiązujących terminach.
ZUS za cudzoziemca oznacza przede wszystkim realizację obowiązków płatnika składek. Ich zakres zależy od podstawy zatrudnienia. Inaczej wygląda rozliczenie pracownika zatrudnionego na umowę o pracę, a inaczej osoby wykonującej pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej. Przed zgłoszeniem należy więc ustalić, jakie ubezpieczenia obejmują konkretną osobę i z jakiego tytułu powstaje obowiązek ubezpieczeniowy. Prawidłowe rozliczenia dotyczą zarówno składek finansowanych przez pracownika, jak i części obciążającej pracodawcę.
Jakie dokumenty pracodawca powinien przygotować przed zatrudnieniem cudzoziemca?
Zanim firma dopuści cudzoziemca do pracy, powinna sprawdzić jego dokument pobytowy oraz podstawę uprawniającą do wykonywania pracy. Jest to niezależny obowiązek od późniejszych rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym. Pracodawca powinien również zadbać o prawidłową umowę oraz dokumentację kadrową. W przypadku cudzoziemców umowa powinna być zawarta w formie pisemnej, a przed jej podpisaniem pracownik powinien otrzymać jej tłumaczenie na język dla niego zrozumiały.
Przed rozpoczęciem pracy warto zweryfikować przede wszystkim:
- dokument potwierdzający legalny pobyt oraz jego ważność,
- podstawę prawną wykonywania pracy,
- rodzaj i warunki zawieranej umowy,
- obowiązek zgłoszenia do poszczególnych ubezpieczeń,
- dane niezbędne do prawidłowego rozliczenia wynagrodzenia i podatku.
Nie należy jednak utożsamiać dokumentu pobytowego z prawem do pracy. Cudzoziemiec może posiadać legalny pobyt, ale potrzebować dodatkowej podstawy umożliwiającej wykonywanie konkretnej pracy. Dokumentacja powinna być przechowywana w sposób pozwalający wykazać prawidłowość zatrudnienia podczas ewentualnej kontroli.
Cudzoziemiec a podatki – od czego zależy sposób rozliczenia?
Sam fakt posiadania obywatelstwa innego państwa nie przesądza o tym, gdzie dana osoba rozlicza całość swoich dochodów. Za polskiego rezydenta podatkowego może zostać uznana osoba, która ma w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych albo przebywa tutaj dłużej niż 183 dni w roku podatkowym. Jeżeli cudzoziemiec jest polskim rezydentem, co do zasady podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, z uwzględnieniem odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Pracodawca jako płatnik powinien prawidłowo obliczać, pobierać i przekazywać zaliczki na PIT, jeżeli wynika to z przepisów. Przy ustalaniu sposobu rozliczenia znaczenie ma między innymi rodzaj umowy oraz status podatkowy pracownika. Nie można więc przyjąć zasady, że każdy cudzoziemiec zatrudniony w Polsce jest automatycznie rozliczany identycznie. W przypadku osób posiadających powiązania podatkowe z innym państwem trzeba dodatkowo uwzględnić właściwą umowę międzynarodową.
Jakie obowiązki podatkowe ma pracodawca zatrudniający cudzoziemca?
Poza naliczaniem i pobieraniem zaliczek na podatek pracodawca musi realizować obowiązki informacyjne wobec urzędu skarbowego. Jednym z podstawowych dokumentów jest PIT-11, w którym wykazuje się informacje o dochodach oraz pobranych zaliczkach. Dokument ten należy przekazać administracji skarbowej elektronicznie w terminie ustawowym, a pracownikowi – do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.
Pracodawca powinien zatem prawidłowo prowadzić dokumentację wynagrodzeń oraz uwzględniać informacje mające znaczenie dla rozliczenia podatku. Dotyczy to również sytuacji, w których pracownik jest cudzoziemcem i ma miejsce zamieszkania dla celów podatkowych poza Polską. W takim przypadku sposób poboru podatku może zależeć od przepisów krajowych oraz odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Nie wystarczy więc samo sprawdzenie obywatelstwa – konieczne jest ustalenie właściwego statusu podatkowego i charakteru uzyskiwanego przychodu.
Czy ZUS A1 dla cudzoziemca jest potrzebny przy każdym zatrudnieniu?
ZUS A1 dla cudzoziemca nie jest dokumentem, który pracodawca musi uzyskać przy każdym zatrudnieniu osoby z zagranicy. Zaświadczenie A1 służy do potwierdzania, któremu ustawodawstwu dotyczącym zabezpieczenia społecznego podlega dana osoba w sytuacjach objętych przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Dotyczy to między innymi określonych przypadków pracy lub delegowania między państwami UE, EOG i Szwajcarią.
Jeżeli cudzoziemiec jest zatrudniony i wykonuje pracę w Polsce, a nie występują okoliczności powodujące zastosowanie ustawodawstwa innego państwa, nie ma podstaw do traktowania A1 jako standardowego dokumentu przy każdym zatrudnieniu. Inaczej może być w przypadku osoby, która pozostaje objęta systemem ubezpieczeń innego państwa albo wykonuje pracę w kilku państwach. W takich sprawach trzeba ustalić właściwy system ubezpieczeń przed rozpoczęciem rozliczeń. A1 potwierdza bowiem podleganie określonemu ustawodawstwu ubezpieczeniowemu – nie jest dokumentem legalizującym pobyt ani zatrudnienie.
Jakie obowiązki pracodawcy obejmuje zatrudnienie cudzoziemca?
Prawidłowe rozliczenie ZUS i podatków jest tylko częścią obowiązków przedsiębiorcy. Firma musi jednocześnie dopilnować legalności pobytu i pracy, prawidłowo przygotować umowę oraz przestrzegać przepisów dotyczących warunków zatrudnienia. Cudzoziemiec powinien być traktowany w miejscu pracy zgodnie z zasadą równego traktowania, a pracodawca nie może uzależniać przestrzegania praw pracowniczych od obywatelstwa zatrudnionej osoby. Obowiązki można podzielić na na kilka powiązanych obszarów:
- legalizacja cudzoziemców i możliwość wykonywania konkretnej pracy,
- prawidłowe przygotowanie oraz przekazanie umowy,
- zgłoszenie do ZUS i terminowe rozliczanie należnych składek,
- prawidłowe pobieranie i przekazywanie zaliczek na PIT,
- prowadzenie dokumentacji wymaganej przepisami.
Dopiero połączenie tych elementów pozwala prawidłowo przeprowadzić cały proces zatrudnienia. Szczególnej uwagi wymagają osoby zmieniające pracodawcę, podstawę pobytu lub sposób wykonywania pracy, ponieważ zmiana jednego elementu może wpływać na pozostałe obowiązki przedsiębiorcy. Agencja pośrednictwa pracy dla cudzoziemców Alton-Job może pomóc w organizacji procesu rekrutacji i dokumentacji.
Jak prawidłowo rozliczyć cudzoziemca zatrudnionego w Polsce?
Zatrudnienie cudzoziemca z Ukrainy lub innego państwa nie tworzy odrębnego systemu podatkowego ani ubezpieczeniowego, ale wymaga prawidłowego ustalenia statusu pracownika przed rozpoczęciem rozliczeń. Pracodawca powinien sprawdzić podstawę zatrudnienia, obowiązek ubezpieczeniowy, rezydencję podatkową oraz dokumenty potwierdzające możliwość legalnego wykonywania pracy. Może to być np. karta pobytu dla cudzoziemca. Dopiero na tej podstawie można prawidłowo ustalić sposób naliczania składek i zaliczek podatkowych. Prawidłowe rozliczenia ZUS i PIT powinny być więc traktowane jako element szerszego procesu legalnego zatrudnienia, a nie jako osobna formalność wykonywana dopiero po rozpoczęciu pracy.
