Powiadomienie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi to jedna z uproszczonych procedur umożliwiających legalne zatrudnienie cudzoziemca w Polsce. W praktyce najczęściej dotyczy obywateli Ukrainy korzystających z uprawnienia do wykonywania pracy na podstawie szczególnych przepisów dotyczących legalnego pobytu. Obowiązek dokonania zgłoszenia spoczywa na pracodawcy, a nie na pracowniku. Brak prawidłowego i terminowego powiadomienia może oznaczać, że wykonywana praca nie będzie uznana za legalną. Dlatego przedsiębiorcy zatrudniający cudzoziemców powinni wiedzieć, kiedy należy dokonać zgłoszenia oraz w jakich sytuacjach konieczne jest ponowne powiadomienie urzędu.
Czym jest powiadomienie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi?
Powiadomienie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi jest elektronicznym zgłoszeniem składanym przez podmiot powierzający wykonywanie pracy do właściwego powiatowego urzędu pracy. Procedura ta pozwala określonym cudzoziemcom wykonywać pracę bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę lub wpisania oświadczenia o powierzeniu pracy do ewidencji oświadczeń.
Najczęściej rozwiązanie to stosowane jest przy zatrudnianiu obywateli Ukrainy, którzy posiadają legalny pobyt w Polsce i korzystają z uprawnień umożliwiających dostęp do rynku pracy. Należy jednak pamiętać, że samo powiadomienie nie legalizuje pobytu. Pracodawca przed zatrudnieniem musi zweryfikować, czy cudzoziemiec ma ważną podstawę pobytu pozwalającą na wykonywanie pracy. Pomóc może w tym m.in. agencja zatrudnienia Ukraińców. W zgłoszeniu przekazuje się informacje dotyczące zarówno pracodawcy, jak i pracownika oraz warunków zatrudnienia, takich jak rodzaj umowy, stanowisko, miejsce wykonywania pracy, wymiar czasu pracy oraz wysokość wynagrodzenia. Dane te powinny odpowiadać rzeczywistym warunkom współpracy.
Kto musi złożyć powiadomienie o powierzeniu pracy?
Kto musi złożyć powiadomienie o powierzeniu pracy? Taki obowiązek posiada pracodawca lub inny podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi. To firma zatrudniająca daną osobę ma obowiązek przekazać informacje do urzędu pracy – cudzoziemiec nie składa powiadomienia samodzielnie. Zgłoszenia dokonuje się elektronicznie za pośrednictwem systemu praca.gov.pl do Powiatowego Urzędu Pracy właściwego ze względu na siedzibę albo miejsce stałego pobytu pracodawcy.
Przed wysłaniem formularza przedsiębiorca powinien upewnić się, że:
- cudzoziemiec posiada legalny pobyt umożliwiający wykonywanie pracy,
- zawarta umowa odpowiada warunkom wskazanym w powiadomieniu,
- dane dotyczące stanowiska, wynagrodzenia i czasu pracy są prawidłowe,
- zgłoszenie zostanie dokonane w ustawowym terminie.
Prawidłowe wykonanie tego obowiązku ma znaczenie nie tylko dla legalności pracy cudzoziemca, ale również dla bezpieczeństwa pracodawcy podczas ewentualnej kontroli.
Kiedy należy złożyć powiadomienie o powierzeniu pracy?
Powiadomienie należy złożyć w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca. Termin liczony jest od faktycznego podjęcia zatrudnienia, a nie od momentu podpisania umowy. Oznacza to, że pracodawca może zawrzeć umowę wcześniej, ale musi pamiętać o terminowym przekazaniu informacji do urzędu pracy.
Zgłoszenia dokonuje się wyłącznie elektronicznie przez system praca.gov.pl. W przypadku problemów technicznych uniemożliwiających przesłanie formularza w terminie przepisy przewidują możliwość dokonania zgłoszenia po usunięciu awarii, zgodnie z określonymi zasadami. Przekroczenie terminu może powodować poważne konsekwencje, ponieważ praca cudzoziemca będzie oceniana bez uwzględnienia wymaganej procedury legalizacyjnej. Dlatego pracodawca powinien przygotować dokumenty jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia i nie odkładać zgłoszenia na ostatnie dni.
Kiedy złożyć ponowne powiadomienie?
Nie każda zmiana dotycząca zatrudnienia wymaga ponownego zgłoszenia, jednak przepisy wskazują konkretne sytuacje, w których pracodawca musi ponownie poinformować Urząd Pracy. Obowiązek ten powstaje w terminie 7 dni od wystąpienia określonej zmiany. Ponowne powiadomienie o powierzeniu pracy jest wymagane między innymi wtedy, gdy:
- zmienił się rodzaj umowy zawartej z cudzoziemcem,
- zmieniło się stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy,
- zmniejszono wymiar czasu pracy albo liczbę godzin pracy wskazaną w pierwotnym zgłoszeniu,
- obniżono miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia określoną w powiadomieniu.
Nie ma natomiast obowiązku ponownego zgłaszania każdej korzystnej dla pracownika zmiany, np. zwiększenia wynagrodzenia lub zwiększenia wymiaru czasu pracy. Ważne jest porównanie aktualnych warunków zatrudnienia z informacjami przekazanymi wcześniej do urzędu.
Powiadomienie o pracy cudzoziemca a inne procedury zatrudnienia
Powiadomienie o powierzeniu pracy jest tylko jednym ze sposobów legalizacji wykonywania pracy przez cudzoziemców. Nie znajduje zastosowania w każdej sytuacji. W zależności od obywatelstwa, podstawy pobytu oraz rodzaju zatrudnienia konieczne może być zastosowanie innych rozwiązań, takich jak zezwolenie na pracę typu A albo oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.
Przykładowo osoba, która nie korzysta z uprawnień pozwalających na pracę na podstawie powiadomienia, może wymagać uzyskania odpowiedniego dokumentu legalizującego zatrudnienie. Z kolei cudzoziemcy posiadający określone statusy pobytowe, takie jak pobyt stały lub status rezydenta długoterminowego UE, mogą mieć dostęp do rynku pracy bez dodatkowego zezwolenia. Dlatego przed rozpoczęciem współpracy warto dokładnie przeanalizować sytuację konkretnej osoby. Właściwie dobrana procedura pozwala uniknąć problemów i zapewnia zgodność zatrudnienia z obowiązującymi regulacjami.
Wsparcie Alton-Job w zatrudnianiu cudzoziemców
Przepisy dotyczące zatrudniania osób z zagranicy wymagają od pracodawców stałego monitorowania dokumentów oraz terminów administracyjnych. Jest to szczególnie istotne przy większej liczbie zatrudnionych osób, gdy konieczna jest regularna kontrola statusu pobytowego i podstaw wykonywania pracy. Agencja zatrudnienia obcokrajowców Alton-Job wspiera przedsiębiorców w organizacji legalnego zatrudnienia cudzoziemców. Firma pomaga między innymi w procesach związanych z rekrutacją oraz formalnościami dotyczącymi pracowników zagranicznych. Wsparcie obejmuje m.in. zatrudnienie pracownika z Białorusi, Ukrainy i innych państw. Dostępna jest także usługa legalizacji zatrudnienia.
